コロナ以降、あらゆる業種で一般化したオンラインミーティング。営業活動においても、ZOOM、MicrosoftTEAMS、GoogleMeetなどでお客様との打合せや商材のプレゼンテーションを行う機会が増えました。オンラインミーティングを活用すれば時間を有効活用できる上に資料をその場で送れるなど、手間やコストが大きく削減できるメリットがあります。しかし、オンラインには対面でのコミュニケーションとは異なる気配りや工夫が必要になることにお気づきでしょうか？ここでは特に営業でのオンライン会議を成功させるコツをご紹介します。

１．時間管理は厳格に

オンラインミーティングでは、主催側が指定時間より数分前に入室してお客様を迎える体制を整えておくことが必須です。無線でつなぐ場合は電波事情によって接続が不安定になる場合もあるので、早めに入室することは自らの状態が問題ないかをチェックするためにも有効です。

２．リマインドメールは当日朝イチで

お客先の担当者はオンラインミーティングの予定をたくさん詰め込んでいる可能性があります。スケジュールはアプリで管理している人が多いので忘れられることは滅多にありませんが、「今日〇時からよろしくお願いします」と朝イチでリマインドメールが入っていると気持ちの準備ができると同時に「気配りがある」と好感度が高まります

３．資料は先に送っておく

オンラインミーティングのPC画面で資料を出しても相手からは見づらい可能性があります。そこで、資料を予め送って目を通しておいてもらえれば、説明が頭に入りやすいのは間違いありません。もちろん、送ったからといって見てくれているとは限らないので、営業側は「見ていない」ことも想定しておく必要はあります。

４．会議の中で議事録を作ってしまう

打合せを行うミーティングでは、決定事項の確認が必要です。対面での打ち合わせならば後で議事録を送ることが多いですが、ある会社はオンラインミーティングならば画面上に決定事項をテキストで打ち出してその場で確認を取り、会議後にそのテキストをメールします。これで議事録作成の時間を節約できます

５．音声トラブルには細心の注意を

オンラインミーティングでよくあるトラブルは「音が聞こえにくい」です。音質が悪いのは自分で思うよりも相手にはストレスがかかるもの。しかし、相手が社外の人だと、こちらの音声が悪くても遠慮して何も言わない可能性があります。発声している側は自分の音質は分からないので、できれば社内の誰かと事前にオンラインで会話して音声に問題がないかを確認しておくと良いでしょう。音質が悪い場合、ヘッドセットを使うことで相手は聞き取りやすくなります。

いかがでしたか？営業のオンラインミーティングを成功させるコツをご紹介しました。オンラインミーティングにおいて営業側に大事なことは、「対面よりもオンラインのほうが伝えるのは難しい」と認識することです。対面ならば相手の態度や表情を見て伝わっているかどうかを探りながら話を進められますが、オンラインではそれがなかなか分かりません。ついつい一方通行の説明になってしまい、相手にとって満足度の低いミーティングになってしまう可能性が高いのです。オンラインは時間や手間を省ける分、相手への気配りや伝える工夫が必要になることを肝に銘じておきましょう。